POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

YAMAHA CANADA MUSIC LTD. ("YAMAHA")

DÉFINITIONS

Responsable de la confidentialité : La personne au sein de Yamaha qui est responsable de la conformité aux obligations de confidentialité, y compris la présente politique, en ce qui concerne la collecte, l'utilisation, la divulgation et le traitement des informations personnelles par Yamaha et ses agents autorisés.

Collecte : Désigne l'action de rassembler, d'acquérir, d'enregistrer ou d'obtenir des informations personnelles de n'importe quelle source, par n'importe quel moyen.

Consentement : Accord volontaire pour la collecte, l'utilisation et la divulgation d'informations personnelles à des fins définies. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par l'individu ou par un représentant autorisé. Le consentement explicite peut être donné oralement, électroniquement ou par écrit, mais il est toujours sans équivoque et ne nécessite aucune déduction de la part de Yamaha. Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l'action ou de l'inaction d'un individu.

Divulgation : le fait de mettre des informations personnelles à la disposition de personnes extérieures à Yamaha.

Renseignements personnels : Les informations concernant un individu identifiable qui sont enregistrées sous quelque forme que ce soit, à l'exception des coordonnées professionnelles de l'individu. Les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements globaux qui ne peuvent être associés à une personne en particulier.

Conservation : Désigne le fait de conserver les informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs fixés, ou aussi longtemps que la loi le spécifie.

Utilisation : Fait référence au traitement, à la manipulation et à la gestion des informations personnelles par Yamaha.

Yamaha s'engage à protéger et à sécuriser les informations personnelles que nous confient nos clients. Nous prenons grand soin de gérer vos informations personnelles. Notre priorité est de nous conformer aux lois sur la confidentialité qui s'appliquent à notre activité, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et toute autre loi sur la protection des données qui s'applique à Yamaha de temps à autre.

Bien que Yamaha encourage ses Concessionnaires à se conformer pleinement à toute la législation applicable en matière de confidentialité, chaque Concessionnaire est une entité juridique distincte, indépendante de Yamaha, et est responsable de sa propre conformité aux lois applicables.

Cette politique de confidentialité est le reflet de l'engagement de Yamaha en matière de confidentialité.

1 . RESPONSABILITÉ

Yamaha est responsable des informations personnelles sous son contrôle. À cette fin, elle a établi des procédures internes pour se conformer à cette politique et a désigné un responsable de la confidentialité chargé de veiller au respect des principes suivants.

1.1. La responsabilité de veiller au respect des dispositions inhérentes à cette politique incombe au responsable de la confidentialité de Yamaha. Le responsable de la confidentialité déléguera ensuite des responsabilités à un ou plusieurs employés pour agir en son nom, et pour superviser la gestion quotidienne des pratiques et procédures de traitement des informations personnelles.

1.2. Yamaha doit faire connaître, sur demande, le responsable de la confidentialité et la ou les personnes désignées pour superviser la conformité de Yamaha à cette politique.

1.3. Yamaha est responsable des informations personnelles en sa possession ou sous son contrôle. Elle utilise des moyens contractuels ou autres pour s'assurer que les prestataires de services tiers offrent un niveau de protection comparable pendant le traitement des informations par ces derniers.

1.4. Pour donner effet aux principes de confidentialité, outre l'élaboration de cette politique, Yamaha a :

1. Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures pour protéger les informations personnelles ;
2. des procédures établies pour recevoir les demandes ou les plaintes relatives à la protection de la vie privée et pour y répondre
3. Mise en place d'un programme de formation pour sensibiliser le personnel à ses responsabilités en matière de protection de la vie privée.

2. IDENTIFICATION DES OBJECTIFS DE LA COLLECTE D'INFORMATIONS PERSONNELLES

Yamaha identifie les objectifs pour lesquels les informations personnelles sont collectées au moment de la collecte ou avant celle-ci.

2.1. Yamaha collecte des informations personnelles aux fins suivantes :

1. les transactions de vente ;
2. les promotions commerciales et les concours ;
3. l'enregistrement de la garantie du produit ;
4. notification de rappel de sécurité ;
5. la distribution de bulletins d'information et de matériel de marketing ;
6. les dispenses de démonstration de produits ;
7. pour répondre aux demandes de renseignements ; et
8. pour répondre aux exigences légales et réglementaires.

2.2. Yamaha fera des efforts raisonnables pour s'assurer qu'elle ne collecte et n'utilise que les informations personnelles nécessaires aux fins identifiées dans la section 2.1.

2.3. Yamaha doit préciser oralement, électroniquement ou par écrit les objectifs identifiés au client au moment ou avant la collecte des informations personnelles. Sur demande, les personnes collectant des informations personnelles doivent expliquer ces objectifs identifiés ou renvoyer la personne à une personne désignée au sein de Yamaha qui expliquera les objectifs.

2.4. A moins que la loi ne l'exige, Yamaha n'utilisera pas ou ne divulguera pas pour une nouvelle finalité, les informations personnelles qui ont été collectées sans avoir préalablement identifié et documenté la nouvelle finalité et obtenu le consentement du client.

3. OBTENTION DU CONSENTEMENT POUR LA COLLECTE, L'UTILISATION OU LA DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La connaissance et le consentement d'un client sont requis pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations personnelles, sauf lorsque cela est inapproprié.

3.1. Yamaha ne demandera aux clients de consentir à la collecte, l'utilisation ou la divulgation des informations personnelles comme condition de la fourniture d'un produit ou d'un service que si cette collecte, cette utilisation ou cette divulgation est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés (voir Principe 2.1).

3.2. Pour déterminer la forme appropriée de consentement, Yamaha doit tenir compte de la sensibilité des informations personnelles et des attentes raisonnables de ses clients.

3.3. En termes généraux, l'utilisation continue des produits et services par un client constitue un consentement implicite pour que Yamaha continue à collecter, utiliser et divulguer les informations personnelles à toutes les fins identifiées, sauf si le consentement a été spécifiquement retiré.

3.4. Un client peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. Yamaha informera les clients des implications du retrait du consentement.

4. LIMITER LA COLLECTE, L'UTILISATION ET LA DIVULGATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Yamaha limite la collecte des informations personnelles à ce qui est nécessaire aux fins identifiées par Yamaha. Yamaha n'utilise ni ne divulgue les informations personnelles à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf avec le consentement de l'individu ou si la loi l'exige/le permet.

4.1. Yamaha recueille des informations personnelles telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique, le numéro de permis de conduire, les produits d'intérêt, le produit acheté, le numéro de série, la date d'achat, ainsi que des informations financières et autres, telles que la date de naissance, selon les besoins pour réaliser une transaction de vente.

4.2. Yamaha collecte les informations personnelles de ses clients directement lorsqu'ils sont contactés pour obtenir des informations, lorsqu'un client s'inscrit au bulletin d'information de Yamaha ou lorsqu'une promotion marketing ou une demande de concours est soumise. Les informations personnelles sont également collectées indirectement auprès des concessionnaires Yamaha lors de la vente d'un produit.

4.3. Yamaha peut divulguer des informations personnelles à un agent ou un tiers retenu par Yamaha afin d'aider Yamaha à remplir les objectifs énoncés à la Section 2.1, à condition que le tiers s'engage à protéger les informations personnelles.

4.5. Les informations personnelles des clients peuvent être transférées vers une juridiction étrangère pour y être traitées ou stockées. Ces informations peuvent être fournies aux autorités chargées de l'application de la loi ou de la sécurité nationale de cette juridiction sur demande, afin de se conformer aux lois étrangères.

4.6. Yamaha peut divulguer des informations personnelles aux forces de l'ordre ou à une agence gouvernementale afin de contribuer à une enquête en cours.

4.7. Yamaha ne vend pas et ne vendra pas d'informations personnelles à des tiers à des fins de marketing ou à toute autre fin commerciale.

5. LIMITER LA CONSERVATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Yamaha ne conserve les informations personnelles qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces objectifs, ou que la loi l'exige.

5.1. Yamaha ne conserve les informations personnelles qu'aussi longtemps qu'il est jugé nécessaire, comme indiqué dans les politiques de conservation des dossiers de Yamaha, pour remplir les objectifs identifiés pour lesquels les informations ont été collectées.

5.2. Les informations personnelles qui ne sont plus nécessaires ou pertinentes aux fins identifiées ou dont la conservation n'est plus exigée par la loi, doivent être détruites, effacées ou rendues anonymes en toute sécurité. Yamaha doit maintenir des contrôles, des calendriers et des pratiques raisonnables et systématiques pour ces informations, leur conservation et leur destruction.

6. EXACTITUDE DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Yamaha s'efforce raisonnablement de conserver les informations personnelles aussi précises, complètes et à jour que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations doivent être utilisées.

6.1. Yamaha compte sur ses clients pour garantir l'exactitude des informations personnelles qui nous sont fournies.

6.2. Yamaha doit mettre à jour les informations personnelles sur les clients lorsque cela est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés, ou sur notification de l'individu.

6.3. Yamaha a établi des procédures internes pour préserver l'exactitude des informations personnelles reçues par les clients, conformément aux normes commerciales raisonnables.

7. GARANTIES DE SÉCURITÉ

Yamaha protège les informations personnelles avec des mesures de sécurité appropriées à la sensibilité des informations.

7.1. Grâce à l'utilisation de mesures de sécurité physiques, administratives et techniques appropriées, Yamaha protège les informations personnelles contre une variété de risques, tels que la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction de ces informations.

7.2. Tous les employés de Yamaha ayant accès aux informations personnelles sont tenus, comme condition d'emploi, de respecter la confidentialité des informations personnelles auxquelles ils ont accès. Tous les employés s'engagent à respecter la confidentialité et à n'accéder aux informations personnelles des clients que s'ils ont un besoin professionnel de connaître ces informations pour accomplir leurs tâches.

7.3. Yamaha déploie des efforts commercialement raisonnables pour assurer la protection des informations personnelles qu'elle divulgue à des tiers. Par exemple, les contrats avec les tiers stipulent les responsabilités de protéger les informations personnelles et de les utiliser uniquement à des fins spécifiques.

8. L'OUVERTURE D'ESPRIT CONCERNANT LES POLITIQUES ET LES PRATIQUES

Yamaha met à la disposition de ses clients et du public, sur demande, des informations spécifiques sur ses politiques et pratiques de gestion des informations personnelles.

8.1. Ces informations comprennent :

1. Le nom, le titre et l'adresse du responsable de la protection de la vie privée à qui les demandes de renseignements ou les plaintes peuvent être transmises ;
2. Les moyens d'accéder aux informations personnelles détenues par Yamaha ; et
3. Une description du type d'informations personnelles détenues par Yamaha, y compris un compte rendu général de leur utilisation et de leur divulgation.

8.2. Yamaha met à disposition des informations pour aider les clients à exercer des choix concernant l'utilisation et la divulgation de leurs informations personnelles.

9. L'ACCÈS DES CLIENTS AUX INFORMATIONS PERSONNELLES

Yamaha informe les individus de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de leurs informations personnelles sur demande, et leur donne accès à ces informations. Un individu a la possibilité de contester l'exactitude et l'exhaustivité de ses informations et de les faire modifier le cas échéant.

9.1. Sur demande écrite, Yamaha donnera au demandeur une occasion raisonnable d'examiner les informations personnelles contenues dans le dossier de l'individu. Les informations personnelles seront fournies sous une forme compréhensible, en temps opportun, et à un coût minimal ou nul pour l'individu.

9.2. Sur demande, Yamaha fournira un compte-rendu de l'utilisation et de la divulgation des informations personnelles de l'individu et, lorsque cela est raisonnablement possible, indiquera la source des informations. En fournissant un compte rendu de la divulgation, Yamaha fournira une liste des organisations auxquelles elle a pu divulguer des informations personnelles sur l'individu lorsqu'il n'est pas possible de fournir une liste réelle.

9.3. Afin de protéger les informations personnelles, il peut être demandé à un individu de fournir des informations d'identification suffisantes pour que Yamaha autorise l'accès au dossier de l'individu.

9.4. Yamaha doit rapidement corriger ou compléter toute information personnelle jugée inexacte ou incomplète, ou diriger la personne vers la source de l'information. Toute différence non résolue concernant l'exactitude ou l'exhaustivité doit être notée dans le dossier de l'individu. Le cas échéant, Yamaha transmettra aux tiers ayant accès aux informations personnelles en question, toute information modifiée ou toute information concernant l'existence de toute différence non résolue.

9.5. Les personnes peuvent demander l'accès à leurs dossiers en contactant le responsable de la protection de la vie privée à Yamaha, comme décrit ci-dessous.

10. LE DÉFI DE LA CONFORMITÉ

Un individu doit adresser une contestation concernant la conformité de Yamaha aux principes énoncés dans la présente politique de confidentialité au responsable de la confidentialité.

10.1. Yamaha maintient des procédures pour traiter et répondre à toutes les demandes et plaintes des individus concernant le traitement des informations personnelles par Yamaha.

10.2. Toutes les plaintes concernant le respect de cette politique de confidentialité seront examinées par Yamaha. Si une plainte est jugée justifiée, Yamaha prendra les mesures appropriées pour résoudre la plainte, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et procédures.

Pour plus d'informations :

Veuillez communiquer avec :
Agent de protection de la vie privée
Yamaha Canada Music Ltd.
135 Milner Ave
Toronto, ON M1S3R1
416-298-1311
Courriel : corpcomm@yamaha.ca